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Quién hace qué y cuándo. Básicamente esas son las tres cuestiones a tener en cuenta para organizar un grupo de trabajo y que no se solapen los esfuerzos de dos o más personas ni queden tareas pendientes.

No es la primera vez que hablamos de herramientas de trabajo y productividad, y es que no existe la aplicación perfecta. En cualquier caso, cada día surgen nuevas propuestas que intentan aproximarse.

Un ejemplo es Sunsama, un calendario para trabajar en equipo y que se define como un híbrido entre Trello y Google Calendar.

Es decir, una lista de tareas y un calendario, dos en uno, y para organizar el trabajo de varias personas desde un mismo espacio virtual.

Si eres usuario de Trello o lo has probado alguna vez, éste permite organizar tareas en columnas, que pueden asignarse a diferentes proyectos o a distintas fases del proyecto, como ideas, en proceso, terminadas y revisadas, por ejemplo.

Sunsama se asemeja mucho, en este sentido, pero en vez de colocar las tareas en columnas, las añadimos al calendario. Nada nuevo bajo el sol pero que nos permitirá matar dos pájaros de un tiro.

Un calendario al uso

Si echamos un vistazo a Sunsama, básicamente se trata de un calendario, pero estructurado de manera que todo esté a la vista a la vez: un pequeño calendario mensual en miniatura, la lista de miembros del equipo y las etiquetas (llamadas canales en Sunsama) para diferenciar tipos de tareas, y finalmente, una vista semanal del calendario desde donde trabajar cada día y añadir/procesar las tareas.

El diseño de Sunsama se parece mucho a Google Calendar, y en este sentido, no deja de ser una versión mejorada que, además, integra su contenido. Es decir, a través de una cuenta de Google podemos sincronizar tareas/eventos entre Sunsama y Google Calendar y al revés.

Un detalle interesante, a nivel de usabilidad, es que las tareas finalizadas se muestran como iconos verdes, ocupando menos espacio que las tareas en proceso pero de manera que sabremos si en días anteriores hemos sido productivos o no.

Otro detalle es que las tareas se superponen sin molestar pero de manera que queda claro que se están realizando dos o más acciones al mismo tiempo.

Listas de tareas

Siguiendo el símil con Trello, además de la vista de calendario podemos ver las tareas activas y finalizadas en forma de lista, ordenada por día, y en la que veremos claramente quién la está desempeñando.

A medida que se van completando, al marcar una tarea como finalizada bajará en la jerarquía pero seguirá visible, aunque difuminada.

Al igual que en el calendario, las tareas muestran el usuario al cargo y las etiquetas o canales que le asignemos para diferenciar proyectos.

Y como ocurre en Trello, es posible realizar comentarios, muy práctico en tareas compartidas.

Reuniones y notas

Una tercera vista de Sunsama es la que corresponde a las listas de tareas y su contenido.

En este sentido, además de definir la tarea e indicar quién la realiza, podemos anotar todo tipo de cosas, como por ejemplo, resumir una reunión o anotar más tareas para crear su ficha correspondiente.

Entre las ventajas de esta función, destaca la posibilidad de editar la nota entre varias personas a la vez, de manera que cada miembro del equipo sabe lo escribe el resto.

Tres versiones a elegir

Podemos disfrutar de Sunsama de manera gratuita para trabajar en equipo con un sólo límite: 100 tareas.

Sunsama está disponible vía navegador y tiene clientes oficiales para Windows y Mac. Además, podemos integrar su uso en herramientas populares como Slack, Trello, Asana o Github.

En caso de necesitar un flujo mayor, podemos acudir a una de las dos cuentas de pago, que además añaden funciones adicionales como tareas ilimitadas, la primera, e integración con Outlook, la segunda.

En definitiva, una herramienta para trabajar en equipo partiendo de la línea temporal, con un diseño atractivo y disponible online para cualquier dispositivo conectado.

Imagen | Pixabay (Autor: rawpixel)